tranDMS - Dokumentenmanagementsystem

Infografik vom tranDMS, welches die Digitalisierung von Transportprozessen mit Papier beschreibt.

Das Dokumentenmanagementsystem tranDMS organisiert, strukturiert, speichert und archiviert sämtliche Dateien und Dokumente des Transport- und Logistikunternehmens. Das DMS von unserem Partner Kendox ist vollständig in sämtliche tran-Lösungen integriert.

Das digitale Dokumentenmanagement bildet die Grundlage für ein effizientes, digitales Arbeiten.

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Digitales Arbeiten

tranDMS ist die Grundlage für ein durchgängig digitales Arbeiten von Transportunternehmen: Das Dokumentenmanagementsystem speichert und organisiert Transportpapiere auftragsbezogen, digital ab. Sämtliche Dokumente werden an einem Ort verwaltet. Das ermöglicht die digitale Transformation der Supply Chain.

Effizientere Abläufe

Dokumente sind übersichtlich und schnell aus verschiedenen tran-Applikationen abrufbar. Mitarbeitende finden transportrelevante Daten und Dokumente eines Auftrags an einem zentralen Speicherort.

Kosten reduzieren

Durch das revisionssichere, digitale Archivieren stapeln sich keine Papierberge mehr. Ordner, Schränke und Archive gehören bald der Vergangenheit an. Das digitale Ablagesystem folgt dabei sämtlichen Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung.

Durchgängige Digitalisierung mit tranDMS

tranDMS bildet die Grundlage zur Automatisierung und Digitalisierung der Transportprozesse. Das Dokumenten-Management-System verwaltet sämtliche Dokumente und ermöglicht ein ressourcenschonendes Arbeiten.

Durchgängige Digitalisierung von Unternehmensprozessen

Vektorgrafik eines Servers mit dem Schriftzug tranDMS.

Mit der Scanfunktion können ganze Papierstapel von sämtlichen Unternehmens- und Transportdokumenten, Lieferscheine, Rapporte, Briefe usw. ganz einfach eingescannt werden. Lieferscheine und Rapporte können mit Barcodes versehen werden. Nach Abschluss des Auftrages werden die Barcodes gescannt und vom tranDMS automatisch hinter dem Auftrag abgelegt. tranDMS indexiert, organisiert und archiviert sämtliche Dokumente des Unternehmens.

Dokumente scannen und auftragsbezogen ablegen

Vektorgrafik eines Handscanners, welcher Dokumente scannt und digitalisiert.

Digitale Dokumente wie Microsoft-Office-Dateien, Fotos, E-Mails, digitale Transportdokumente etc. werden im tranDMS abgelegt und revisionssicher archiviert. Mit dem Zusatzmodul tranFLS für das mobile Quittieren und Rapportieren, werden die digital ausgefüllten und signierten PDF-Lieferscheine automatisch auftragsbezogen im tranDMS archiviert.

Digitale Dateien auftragsbezogen archivieren

Vektorgrafik eines Computerbildschirms und eines Handys mit elektronischen Dokumenten.

tranCargo Benutzer können direkt aus der Applikation sämtliche Dokumente aufrufen und weiterverarbeiten.

Muss der Disponent Transportpapiere einer Tour drucken, liefert tranDMS im Anschluss an die Tourenplanung sämtliche benötigten Papiere fertig sortiert. Falls ein Kunde Fragen zu einem Transport hat, finden die Mitarbeiter in der Auftragsinfo alle Dokumente inklusive Schadenfotos, Rapporte, Ablieferbelege oder Gebindescheine.

Integration in tran-Applikationen

Vektorgrafik von drei Arbeitsplätzen mit Computerbildschirm und Transportsoftware der BDK.

Im eLog Kundenportal können Transportkunden selbstständig, orts- und zeitunabhängig auf sämtliche Dokumente des Transportauftrags zugreifen. So finden Kunden Transportdokumente wie Lieferscheine mit Original-Unterschrift, Ladelisten, Etiketten, Fotos oder Rechnungen schnell und übersichtlich im eLog Kundenportal. In der Administration entfällt dadurch der Aufwand zur Bereitstellung und zum Versand der Dokumente.

Integration ins
eLog Kundenportal

Vektorgrafik eines Tischs mit Computerbildschirm und dem Schriftzuf eLog Kundenportal.

Im tranDMS werden Daten revisionssicher aufbewahrt. Damit entspricht die Dokumentenarchivierung allen rechtlichen Anforderungen.

Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und abgelegt werden. Papier-, Druck-, und Archivkosten werden gespart, Nerven und Zeit für das Suchen von Dokumenten werden geschont und das Unternehmen ist jederzeit bereit für eine Revisionsprüfung.