Das Verwalten von Dokumenten ist ein zeitintensiver Prozessbestandteil von fast allen Unternehmen. Das Papier stapelt sich, unzählige Ordner füllen Schränke und Archivräume. Vor allem in der Transport- und Logistikbranche werden die Papierberge Tag für Tag grösser; Jeder Transport besteht aus vielen einzelnen Auftragsdokumenten wie z.B. Verladelisten, Lieferscheine, Rapporte oder Rechnungen. Bei mehreren Aufträgen pro Tag summiert sich die Menge an ausgedruckten Dokumenten rasant - die Archive füllen sich jeden Tag weiter. Kosten für den administrativen Aufwand sowie für das Papier, Druckerpatronen, Ordner, Schränke und Archivräume häufen sich. Wird dann einmal ein bestimmtes Dokument benötigt, sucht man häufig wie nach der Nadel im Heuhaufen.
Glücklicherweise sind durch die Digitalisierung Systeme entstanden, die das ressourcenintensive Verwalten von Dokumenten enorm vereinfachen. Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen Firmen dabei, ihre Papierberge zu digitalisieren, zu ordnen und sicher zu archivieren.
tranDMS (by KENDOX) bietet Ihnen alle Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. Chaotische Papierberge gehören dank der Scan-Funktion bald der Vergangenheit an. Dokumente lassen sich einfach und bequem als Massenimport einscannen und werden danach revisionssicher abgelegt und archiviert. Ausserdem integriert sich das Zusatzmodul vollständig in Ihre tran-Applikationen. Ihre Dokumente werden automatisch an einem zentralen Ort gespeichert. Archivierte Dokumente wie zum Beispiel Baupläne von hinterlegten Adressen, Bilder von Abladeorten, Fahrzeugunterlagen, Personaldokumente oder Führerausweise können direkt aus den tran-Applikationen abgerufen werden. Aber nicht nur Sie profitieren von der unkomplizierten Verwaltung Ihrer Dokumente. Mit der Digitalisierung steigen auch die Anforderungen der Konsumenten. Arbeitszeiten werden immer flexibler und der Anspruch auf transparente Prozesse wächst. Ihre Kunden möchten jederzeit und möglichst unkompliziert Zugriff auf ihre Auftragsdokumente haben. Durch die Integration ins eLog Kundenportal können Ihre Kunden selbstständig auf ihre Auftragsdokumente zugreifen, unabhängig von Orts- und Tageszeit. Bei Ihnen entfällt somit sämtlicher administrative Aufwand zur Bereitstellung und zum Versand der Dokumente. Zusätzlich profitieren Ihre Kunden vom erhöhten Dienstleistungsservice. Der automatisierte Prozess steigert die Effizienz in Ihrem gesamten Unternehmen und bringt Sie Ihrem Ziel zur Logistik 4.0 einen bedeutenden Schritt näher.
Ihr Interesse wurde geweckt? Wir kümmern uns um die reibungslose Einführung des Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen und helfen Ihnen dabei, Ihre administrativen Tätigkeiten spürbar zu vereinfachen und zu verbessern. Gerne schicken wir Ihnen weiteres Informationsmaterial oder beraten Sie persönlich. Wir freuen uns auf Sie!